Case study: jak wdrożyliśmy serwis odzieży roboczej dla 250 pracowników w 3 miesiące

Wdrożenie serwisu odzieży roboczej to znacznie więcej niż dostarczenie odzieży dla pracowników. To proces wymagający dokładnego poznania potrzeb klienta, zaprojektowania odpowiedniego modelu obsługi oraz przygotowania infrastruktury, która pozwoli sprawnie zarządzać obiegiem odzieży przez kolejne lata.

W tym artykule pokazujemy krok po kroku, jak wyglądało wdrożenie serwisu odzieży roboczej dla zakładu produkcyjnego zatrudniającego około 250 pracowników.

---

Projekt w liczbach

• około 250 pracowników objętych serwisem,
• produkcja, magazyn i utrzymanie ruchu,
• 3 dni na przygotowanie koncepcji rozwiązania,
• około 2 tygodnie na akceptację oferty,
• około 20 szafek skrytkowych i wrzutowych,
• kilka tysięcy sztuk odzieży przygotowanych do wdrożenia,
• 3–4 tygodnie produkcji odzieży,
• około 3 miesiące od pierwszego spotkania do uruchomienia usługi.

---

Etap 1. Pierwszy sygnał od klienta

Cały projekt rozpoczął się od współpracy w zakresie dostaw środków ochrony indywidualnej. Podczas regularnych spotkań i rozmów klient zaczął sygnalizować problemy związane z zarządzaniem odzieżą roboczą.

Firma samodzielnie zajmowała się zakupem odzieży, organizacją prania, naprawami oraz wydawaniem ubrań pracownikom. Z czasem proces ten stał się bardzo czasochłonny i angażował pracowników, którzy powinni skupiać się na swoich podstawowych obowiązkach.

Dodatkowo trudno było utrzymać pełną kontrolę nad obiegiem odzieży, a koszty całego procesu nie należały do najniższych.

Po analizie sytuacji zaproponowaliśmy spotkanie z naszym zespołem odpowiedzialnym za serwis odzieży roboczej.

---

Etap 2. Analiza potrzeb i pierwsza wizyta w zakładzie

Pierwsze spotkanie odbyło się w zakładzie klienta. Uczestniczyły w nim osoby odpowiedzialne za BHP oraz zakupy.

Naszym celem nie było przedstawienie gotowej oferty, ale dokładne poznanie obecnej sytuacji.

Podczas wizyty:

• przeanalizowaliśmy sposób zarządzania odzieżą,
• poznaliśmy największe problemy klienta,
• obejrzeliśmy zakład produkcyjny,
• sprawdziliśmy wymagania dla poszczególnych stanowisk,
• zaprezentowaliśmy przykładowe modele odzieży roboczej i ochronnej,
• określiliśmy skalę przyszłego wdrożenia.

Już podczas pierwszego spotkania było jasne, że klient nie potrzebuje kolejnego dostawcy odzieży. Potrzebował partnera, który przejmie odpowiedzialność za cały proces.

---

Etap 3. Przygotowanie koncepcji serwisu odzieży roboczej

Po spotkaniu rozpoczęliśmy przygotowanie indywidualnej koncepcji wdrożenia.

Już po trzech dniach klient otrzymał szczegółowy dokument pokazujący, jak będzie wyglądać serwis odzieży roboczej po uruchomieniu.

Koncepcja obejmowała:

• organizację obiegu odzieży,
• częstotliwość serwisu,
• przydziały odzieży dla pracowników,
• system szafek skrytkowych,
• system szafek wrzutowych,
• proponowane modele odzieży,
• harmonogram wdrożenia.

Zamiast prezentować sam produkt, pokazaliśmy gotowe rozwiązanie problemów klienta.

---

Etap 4. Dopracowanie szczegółów i akceptacja koncepcji

Po zapoznaniu się z koncepcją odbyło się kolejne spotkanie.

Wspólnie z klientem dopracowaliśmy szczegóły dotyczące:

• kolorystyki odzieży,
• rodzaju zapięć,
• liczby kompletów dla poszczególnych grup pracowników,
• oznakowania odzieży,
• wykorzystania odzieży łukoochronnej.

Na tym etapie pojawiły się również pytania dotyczące kosztów, organizacji procesu oraz obsługi nowych pracowników.

Wszystkie kwestie zostały omówione jeszcze przed przejściem do kolejnego etapu projektu.

---

Etap 5. Przygotowanie wzorów odzieży

Po zaakceptowaniu założeń rozpoczęliśmy przygotowanie wzorów odzieży.

Klient otrzymał gotowe egzemplarze do oceny pod względem:

• wygody użytkowania,
• funkcjonalności,
• jakości wykonania,
• wyglądu,
• rozmieszczenia oznakowania.

Po testach odzież została zaakceptowana. Dodatkowo klient zdecydował o umieszczeniu oznaczeń wydziałów na ubraniach, co miało ułatwić identyfikację pracowników.

---

Etap 6. Finalna oferta i podpisanie umowy

Po akceptacji wzorów przygotowaliśmy finalną ofertę cenową.

Model rozliczenia został opracowany tak, aby klient mógł łatwo określić miesięczny koszt usługi w zależności od liczby pracowników objętych serwisem.

Dzięki temu firma otrzymała przejrzysty model kosztowy oraz pełną przewidywalność wydatków.

Proces akceptacji trwał około dwóch tygodni.

Po zakończeniu uzgodnień podpisano umowę na okres 36 miesięcy.

---

Etap 7. Pomiary pracowników

Kolejnym krokiem było zebranie rozmiarów pracowników.

Przy wdrożeniu obejmującym około 250 osób klient zdecydował się na samodzielne wykonanie pomiarów przy wykorzystaniu przygotowanych przez nas kompletów przymiarkowych oraz instrukcji pomiarowych.

Rozwiązanie to pozwoliło sprawnie zebrać wszystkie dane bez konieczności organizowania wielodniowych pomiarów na terenie zakładu.

---

Etap 8. Przygotowanie szafek i infrastruktury serwisowej

Równolegle rozpoczęliśmy przygotowanie infrastruktury niezbędnej do działania usługi.

Dla klienta przygotowaliśmy około 20 szafek:

Szafki skrytkowe

Przeznaczone do wydawania czystej odzieży pracownikom.

Szafki wrzutowe

Przeznaczone do odbioru odzieży brudnej kierowanej do pralni.

Większość prac przygotowawczych została wykonana jeszcze przed dostawą.

Montaż i ustawienie szafek w zakładzie trwały niecałą godzinę i nie wpłynęły na bieżącą działalność firmy.

---

Etap 9. Produkcja kilku tysięcy sztuk odzieży roboczej

Po otrzymaniu wszystkich rozmiarów rozpoczęła się produkcja odzieży.

Część asortymentu została wykonana w naszych szwalniach na podstawie indywidualnych wymiarów pracowników.

Dotyczyło to przede wszystkim odzieży roboczej szytej specjalnie pod wymagania klienta.

Wybrane elementy, takie jak T-shirty czy koszule flanelowe, zostały dostarczone przez sprawdzonych producentów i następnie oznakowane zgodnie z wytycznymi.

Na odzieży wykonaliśmy:

• haftowane logo,
• nadruki termotransferowe,
• oznaczenia wydziałów.

Łącznie przygotowaliśmy kilka tysięcy sztuk odzieży.

Cały proces produkcji trwał około 3–4 tygodni.

---

Etap 10. Uruchomienie serwisu odzieży roboczej

Po około trzech miesiącach od pierwszego spotkania wszystko było gotowe do rozpoczęcia współpracy.

Pracownicy otrzymali dostęp do swoich kompletów odzieży umieszczonych w szafkach skrytkowych.

Od tego momentu rozpoczął się regularny serwis odzieży roboczej obejmujący:

• odbiór odzieży brudnej,
• pranie przemysłowe,
• kontrolę jakości,
• naprawy,
• przygotowanie odzieży do ponownego wydania,
• dostarczanie czystej odzieży do zakładu.

Dzięki temu klient nie musi zajmować się organizacją całego procesu we własnym zakresie.

---

Efekty wdrożenia

Po uruchomieniu usługi klient uzyskał:

• uporządkowany system zarządzania odzieżą roboczą,
• pełną kontrolę nad obiegiem odzieży,
• przewidywalne koszty,
• ograniczenie obowiązków administracyjnych,
• profesjonalne pranie i naprawy,
• sprawną obsługę nowych pracowników,
• wyższy standard odzieży roboczej.

Najważniejszą korzyścią było jednak zdjęcie z klienta obowiązków związanych z codziennym zarządzaniem odzieżą.

---

Najczęściej zadawane pytania dotyczące serwisu odzieży roboczej

Czy outsourcing odzieży roboczej jest opłacalny?

W wielu przypadkach tak. Firma zyskuje przewidywalne koszty, oszczędność czasu oraz pełną obsługę procesu przez jednego partnera.

Czy każdy pracownik otrzymuje odzież dopasowaną do swoich wymiarów?

Tak. Rozmiary zostały zebrane przy wykorzystaniu kompletów przymiarkowych i instrukcji pomiarowych.

Czy serwis obejmuje naprawy odzieży?

Tak. Naprawy są integralną częścią usługi.

Ile trwa wdrożenie serwisu odzieży roboczej?

W przypadku tego projektu od pierwszego spotkania do uruchomienia usługi minęły około 3 miesiące.

Jak wygląda wymiana brudnej odzieży?

Pracownicy umieszczają brudną odzież w szafkach wrzutowych. Następnie trafia ona do pralni, gdzie jest prana, kontrolowana i przygotowywana do ponownego użycia.

---

Podsumowanie

To wdrożenie pokazuje, że skuteczny serwis odzieży roboczej zaczyna się od zrozumienia problemów klienta.

Dzięki dokładnej analizie potrzeb, przygotowaniu indywidualnej koncepcji, sprawnej organizacji pomiarów, produkcji odzieży oraz uruchomieniu infrastruktury serwisowej udało się wdrożyć kompleksowy system obsługi odzieży dla około 250 pracowników.

Efektem jest większa kontrola nad odzieżą, przewidywalne koszty i odciążenie pracowników klienta od obowiązków związanych z jej codziennym zarządzaniem.