Najczęstsze obawy firm przed outsourcingiem kartotek BHP – i dlaczego są nieuzasadnione
Outsourcing kartotek BHP to rozwiązanie, które coraz częściej pojawia się w firmach średnich i dużych.
Mimo to wiele organizacji długo odkłada decyzję o jego wdrożeniu — nie dlatego, że nie widzą problemów, ale dlatego, że mają konkretne obawy.
To naturalne. Kartoteki BHP, ewidencja ŚOI i terminy wydań to obszar związany z bezpieczeństwem ludzi, kontrolami i odpowiedzialnością.
W tym artykule przyglądamy się najczęstszym obawom firm i wyjaśniamy, dlaczego w praktyce outsourcing kartotek BHP nie tylko ich nie pogłębia — ale realnie je eliminuje.
Obawa 1: „Stracimy kontrolę nad kartotekami i dokumentacją”
To najczęstsza obawa na początku rozmów.
W praktyce jest dokładnie odwrotnie.
W modelu outsourcingu kartoteki:
- są prowadzone w jednym, spójnym systemie,
- mają pełną historię wydań i zmian,
- są dostępne na bieżąco — bez szukania segregatorów czy plików Excela.
Kontrola nie znika.
Zmienia się jej forma — z ręcznego pilnowania na przejrzysty, uporządkowany proces.
Obawa 2: „To skomplikuje procesy zamiast je uprościć”
Firmy często obawiają się, że outsourcing oznacza:
- więcej formalności,
- dodatkowe uzgodnienia,
- konieczność ciągłej koordynacji.
Tymczasem celem outsourcingu kartotek BHP jest upraszczanie, a nie dokładanie kolejnych obowiązków.
Po wdrożeniu:
- terminy są pilnowane systemowo,
- zestawy ŚOI są przygotowywane z wyprzedzeniem,
- wydania odbywają się według ustalonego schematu,
- raporty są dostępne bez ręcznego liczenia.
Dla BHP, HR i kierowników oznacza to mniej operacyjnej pracy, a nie więcej.
Obawa 3: „To rozwiązanie nie będzie dopasowane do naszej firmy”
Każda firma ma swoją specyfikę:
różne stanowiska, normy, cykle wymian, rotację pracowników.
Dlatego outsourcing kartotek BHP nie polega na narzuceniu gotowego szablonu, tylko na odtworzeniu i uporządkowaniu istniejących zasad:
- przydziały ŚOI są odwzorowane zgodnie z realnymi potrzebami,
- procesy wydawania są dopasowane do organizacji pracy,
- raportowanie może być przygotowane pod konkretne działy lub stanowiska.
Outsourcing działa właśnie dlatego, że dopasowuje się do firmy, a nie odwrotnie.
Obawa 4: „Stracimy elastyczność przy wydawaniu ŚOI”
W wielu firmach wydania odbywają się „na bieżąco” — bo ktoś akurat jest na magazynie, bo trzeba coś wydać szybko, bo ktoś zapomniał.
Obawa jest taka, że outsourcing „usztywni” ten proces.
W rzeczywistości:
- planowanie wydań eliminuje nagłe sytuacje,
- zestawy są gotowe na czas,
- a różne formy wydawania (przekazanie przez klienta, szafki, automaty, podmagazyn) pozwalają zachować elastyczność.
Różnica polega na tym, że elastyczność nie oznacza chaosu.
Obawa 5: „Nie będziemy wiedzieć, co dzieje się z magazynem ŚOI”
Braki lub nadstany magazynowe to jeden z największych problemów przy ręcznym zarządzaniu kartotekami.
Outsourcing rozwiązuje ten problem, bo:
- zapotrzebowanie wynika z rzeczywistych terminów i przydziałów,
- magazynowanie i kompletacja są planowane z wyprzedzeniem,
- firma nie musi utrzymywać własnych zapasów ani pilnować dostępności rozmiarów.
Efekt?
Mniej braków, mniej nadmiarów i większa przewidywalność.
Obawa 6: „To rozwiązanie jest drogie”
Często porównuje się koszt outsourcingu wyłącznie z kosztem „prowadzenia kartotek wewnętrznie”.
Problem w tym, że wewnętrzne koszty są rozproszone i niewidoczne:
- czas BHP, HR i kierowników,
- błędy w wydaniach,
- nadmiarowe zakupy,
- problemy przy audytach,
- ręczne poprawki i wyjaśnienia.
Outsourcing porządkuje ten obszar i bardzo często obniża całkowity koszt obsługi ŚOI, nawet jeśli na pierwszy rzut oka wydaje się dodatkowym wydatkiem.
Obawa 7: „To rozwiązanie jest tylko dla bardzo dużych firm”
W praktyce największe problemy z kartotekami pojawiają się już przy:
- 100–150 pracownikach,
- wielu stanowiskach,
- różnych cyklach wymian.
To właśnie na tym etapie ręczne systemy przestają działać.
Outsourcing nie jest rozwiązaniem „korporacyjnym”.
Jest odpowiedzią na skalę i złożoność procesów.
Podsumowanie
Większość obaw przed outsourcingiem kartotek BHP wynika z niepewności, a nie z realnych doświadczeń.
W praktyce outsourcing:
- porządkuje odpowiedzialność,
- upraszcza procesy,
- zwiększa kontrolę nad terminami i kosztami,
- odciąża ludzi, którzy dziś próbują „spinać wszystko ręcznie”.
To rozwiązanie dla firm, które chcą, aby obszar BHP działał niezawodnie, a nie był ciągłym problemem operacyjnym.
👉 Przejdź na stronę ofertową i dowiedz się więcej o naszej usłudze.
A jeśli chcesz otrzymać ofertę dopasowaną do Twojej firmy — wypełnij krótki formularz na dole strony ofertowej.