Kto odpowiada za kartoteki BHP w firmie? I dlaczego to dziś realny problem operacyjny
W wielu firmach odpowiedź na pytanie „kto odpowiada za kartoteki BHP?” wydaje się prosta.
Najczęściej wskazuje się specjalistę ds. BHP. Czasem do tego dochodzą zakupy, magazyn, a w praktyce także kierownicy, którzy uzupełniają daty wydań, zbierają podpisy i pilnują bieżących potrzeb pracowników.
Problem polega na tym, że to rozproszenie odpowiedzialności bardzo szybko przestaje działać, zwłaszcza w firmach powyżej 100 pracowników.
Kartoteki BHP to dziś proces, a nie pojedyncze zadanie
Na początku wszystko wydaje się do opanowania.
Kilka stanowisk, jeden magazyn, względnie stałe terminy.
Z czasem jednak proces zaczyna się komplikować:
- jeden pracownik otrzymuje różne elementy ŚOI w różnych terminach,
- część wydań jest cykliczna, część jednorazowa,
- zmieniają się stanowiska, rozmiary, zakresy przydziałów,
- dochodzą nowe osoby, inne odchodzą.
W tym momencie kartoteki BHP przestają być prostą ewidencją.
Stają się ciągłym procesem operacyjnym, który trzeba planować, koordynować i kontrolować.
Gdzie pojawia się problem z odpowiedzialnością?
W praktyce wygląda to tak:
- BHP ustala normy i przydziały,
- zakupy zamawiają produkty,
- magazyn wydaje ŚOI i pilnuje stanów,
- kierownicy zgłaszają potrzeby i zbierają podpisy,
- HR przekazuje informacje o zmianach kadrowych.
Każdy robi „swoją część”.
Problem w tym, że nikt nie pilnuje całości.
Nie dlatego, że ktoś nie chce.
Po prostu nikt nie ma do tego ani czasu, ani narzędzi.
Terminy wydań – największe źródło chaosu
Szczególnie widoczne jest to przy terminach wymian ŚOI.
Gdy jeden pracownik ma:
- buty wymieniane raz na rok,
- rękawice co kilka miesięcy,
- odzież roboczą w innym cyklu,
bardzo łatwo coś przegapić.
Jeśli terminy są pilnowane ręcznie, a nie systemowo:
- jedne wydania odbywają się za późno,
- inne „na zapas”,
- część produktów zalega w magazynie,
- innych brakuje w kluczowym momencie.
I znów — nie jest to błąd konkretnej osoby, tylko brak spójnego procesu.
Magazynowanie: braki i nadstany jako efekt uboczny
Gdy kartoteki, terminy i wydania nie są zsynchronizowane:
- magazyn zamawia „na wszelki wypadek”,
- pojawiają się nadmiarowe zapasy,
- jednocześnie brakuje konkretnych rozmiarów lub modeli,
- trudno przewidzieć realne zapotrzebowanie.
To generuje dodatkową pracę, koszty i nerwowe sytuacje przy wydaniach.
Odpowiedzialność w praktyce, a nie na papierze
W teorii można powiedzieć: „za kartoteki odpowiada BHP”.
W praktyce jednak BHP nie ma pełnej kontroli nad całym procesem, bo:
- nie zarządza magazynem,
- nie wydaje fizycznie ŚOI,
- nie zawsze ma aktualne dane kadrowe.
A finalnie, gdy coś pójdzie nie tak — pytanie nie brzmi:
„kto wpisywał dane do kartoteki?”
Tylko:
czy pracownik miał właściwe ŚOI w odpowiednim czasie i czy jest to udokumentowane.
Dlaczego to dziś realny problem operacyjny?
Bo wraz ze skalą firmy:
- rośnie liczba wyjątków,
- rośnie liczba terminów,
- rośnie liczba punktów, w których coś może się „rozjechać”.
Kartoteki BHP przestają być zadaniem administracyjnym.
Stają się procesem, który musi działać sam, bez ciągłego pilnowania przez ludzi.
Jak ten problem rozwiązuje outsourcing kartotek BHP?
Outsourcing nie polega tylko na „oddaniu kartotek”.
To przejęcie całego procesu:
- ewidencji,
- kontroli terminów,
- przygotowania zestawów,
- magazynowania,
- wydań,
- dokumentacji i raportów.
Dzięki temu:
- odpowiedzialność jest jednoznaczna,
- terminy są pilnowane systemowo,
- magazyn przestaje być problemem,
- BHP, HR i kierownicy nie muszą „spinać wszystkiego ręcznie”.
Proces po prostu działa — spójnie i przewidywalnie.
Podsumowanie
Problem kartotek BHP nie polega na tym, że ktoś robi coś źle.
Polega na tym, że zbyt wiele osób próbuje ręcznie ogarniać proces, który powinien działać systemowo.
Outsourcing kartotek BHP porządkuje odpowiedzialność, eliminuje chaos i sprawia, że ten obszar przestaje być codziennym problemem operacyjnym.
👉 Przejdź na stronę ofertową i dowiedz się więcej o naszej usłudze.
A jeśli chcesz otrzymać ofertę dopasowaną do Twojej firmy — wypełnij krótki formularz na dole strony ofertowej.