5 pytań, które warto zadać zanim zlecisz prowadzenie kartotek BHP na zewnątrz
Outsourcing kartotek BHP to coraz popularniejsze rozwiązanie wśród firm, które chcą odciążyć swoje działy administracyjne i BHP.
Wciąż jednak dla wielu przedsiębiorców to nowość – nie do końca wiedzą, że można zlecić prowadzenie ewidencji środków ochrony, kontroli terminów i raportowania na zewnątrz.
Często myślą, że to po prostu „ktoś, kto prowadzi za nich Excela”. Tymczasem w praktyce to kompleksowa usługa organizacyjna, która realnie wpływa na porządek, czas i koszty w firmie.
Jeśli rozważasz takie rozwiązanie – zadaj te 5 pytań zanim podejmiesz decyzję.
1. Czy firma posiada doświadczenie w pracy z branżą o podobnym profilu?
Dobre zrozumienie branży to klucz. Inne są potrzeby w zakładzie produkcyjnym, inne w logistyce, a jeszcze inne w usługach komunalnych.
PPUiH Aris współpracuje z firmami z różnych branż, dopasowując sposób prowadzenia kartotek, częstotliwość raportów czy metody wydania odzieży do ich specyfiki.
Dzięki temu klienci nie muszą dostosowywać się do „sztywnego systemu” – to system dopasowuje się do nich.
2. Jak wygląda proces wdrożenia i kto odpowiada za dane?
Bezpieczne i sprawne wdrożenie to podstawa zaufania.
W PPUiH Aris cały proces – od podpisania umowy do pełnego uruchomienia – trwa zazwyczaj od 7 do 21 dni.
Dane klientów są przechowywane lokalnie, na zabezpieczonym serwerze, z ograniczonym dostępem i pełną zgodnością z wymogami RODO.
To gwarantuje, że informacje o pracownikach, przydziałach i wydaniach są w pełni chronione.
Szczegóły procesu znajdziesz w naszym artykule 👉 Jak wygląda współpraca przy outsourcingu kartotek BHP krok po kroku.
3. Czy masz dostęp do raportów i wglądu w dane?
Transparentność to jeden z filarów współpracy.
Każdy klient sam decyduje, jak często otrzymuje raporty – miesięcznie, kwartalnie lub na żądanie.
Raporty zawierają wszystkie kluczowe informacje: kto, co i kiedy otrzymał, w jakiej ilości i w jakiej cenie.
Jeśli klient potrzebuje dodatkowych danych – np. raportów przyszłych wydań czy rozliczeń działowych – Aris przygotowuje je indywidualnie.
4. Jak rozliczane są koszty?
W modelu Aris obowiązuje stała opłata za każdą osobę objętą prowadzeniem kartoteki, co zapewnia przewidywalność budżetu.
Natomiast same artykuły BHP są rozliczane wyłącznie za faktyczne wydania – klient nie ponosi kosztów utrzymania zapasów.
Do każdej faktury dołączany jest szczegółowy raport, który pozwala dokładnie prześledzić wszystkie transakcje i potwierdza pełną przejrzystość rozliczeń.
5. Jak wygląda obsługa po wdrożeniu?
Po wdrożeniu każdy klient ma dedykowanego opiekuna, który zna jego firmę, normy i zasady wydawania odzieży.
Dzięki temu wszystkie zmiany – np. nowy pracownik, zmiana stanowiska czy wcześniejsza wymiana – są realizowane natychmiast po otrzymaniu informacji.
Opiekun nie tylko czuwa nad ciągłością procesu, ale też dba o płynny kontakt i raportowanie.
Doradztwo w zakresie norm czy doboru środków pozostaje po stronie klienta – Aris wspiera w tym zakresie, gdy tylko jest taka potrzeba.
CHECKLISTA: Zanim podpiszesz umowę, sprawdź
- Czy dostawca zna specyfikę Twojej branży i potrafi się do niej dostosować?
- Czy dane są bezpieczne i przetwarzane zgodnie z RODO?
- Czy masz wpływ na częstotliwość i zakres raportowania?
- Czy rozliczenie jest przejrzyste i obejmuje tylko faktyczne wydania?
- Czy po wdrożeniu masz kontakt z dedykowanym opiekunem?
Podsumowanie
Outsourcing kartotek BHP to nie tylko sposób na porządek w dokumentach – to nowoczesne podejście do zarządzania bezpieczeństwem i czasem pracy.
PPUiH Aris wspiera firmy, które chcą zyskać spokój, przejrzystość i kontrolę nad procesami BHP bez angażowania własnych zasobów.
Zanim zdecydujesz – zobacz, jak wygląda współpraca z PPUiH Aris krok po kroku.
Porozmawiaj z naszym doradcą i sprawdź, jak outsourcing kartotek BHP może działać w Twojej firmie.
Porozmawiaj z naszym ekspertem i sprawdź, czy kartoteki BHP to rozwiązanie dla Twojej firmy
Zastanawiasz się, czy prowadzenie kartotek wyposażenia BHP jest potrzebne w Twojej firmie? Nasz ekspert pomoże Ci ocenić, czy to właściwe rozwiązanie, wyjaśni, jak działa usługa w praktyce, i odpowie na wszystkie Twoje pytania.
Chcesz więcej wartościowych treści?
Jeśli ten wpis był dla Ciebie przydatny i chcesz otrzymywać powiadomienia o nowych artykułach, ciekawych ofertach, darmowych testach, konsultacjach oraz innych wartościowych materiałach (np. e-bookach), wypełnij formularz!