Jak wygląda współpraca przy outsourcingu kartotek BHP krok po kroku?

Prowadzenie kartotek odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej to dla wielu firm uciążliwy obowiązek — pełen papierów, terminów, raportów i nieustannego pilnowania stanów magazynowych.
Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się powierzyć ten obszar zewnętrznemu partnerowi.
Outsourcing kartotek BHP w PPUiH Aris to nie tylko prowadzenie ewidencji — to kompleksowa opieka nad całym procesem: od porządkowania danych po fizyczne wydawanie odzieży pracownikom.

Zobacz, jak to wygląda krok po kroku.

---

Krok 1: Audyt i przygotowanie danych

Współpraca może rozpocząć się na dwa sposoby — czasem to klient sam trafia do nas po przeczytaniu o usłudze, czasem to nasi handlowcy przedstawiają rozwiązanie podczas rozmów z firmami, które już z nami współpracują w innych obszarach BHP.

Na początku przeprowadzamy audyt kartotek, czyli sprawdzamy, w jakiej formie firma obecnie prowadzi ewidencję: czy to Excel, system wewnętrzny, czy dokumentacja papierowa.
Na tym etapie określamy:

• co trzeba uporządkować,
• jakie dane są niezbędne (lista pracowników, przydziały wyposażenia, daty ostatnich wydań),
• ile czasu zajmie przygotowanie do wdrożenia.

Pomagamy klientowi uporządkować dane — wspólnie, bo część informacji (np. o nowych pracownikach czy wyjątkach od norm) zna tylko on.

Efekt? Już po audycie widać, jak wiele można uprościć i zautomatyzować.

---

Krok 2: Przejęcie kartotek i wdrożenie systemu

Po przygotowaniu danych, Aris wprowadza je do specjalistycznego oprogramowania, z którego korzystamy.
Nie tworzymy autorskiego systemu — zamiast tego wykorzystujemy sprawdzone, profesjonalne rozwiązanie do zarządzania kartotekami i wyposażeniem BHP.

W zależności od liczby pracowników i stanu danych, wdrożenie trwa zazwyczaj 7–21 dni.
Po tym czasie wszystko działa: system jest gotowy, kartoteki są wprowadzone, a zespół Aris zaczyna standardową obsługę — raportowanie, przygotowanie odzieży, wydawanie i aktualizację danych.

Normy, okresy wymian i rodzaje wyposażenia ustala sam klient — my przenosimy te zasady do systemu, tak by proces był w pełni zgodny z wewnętrzną polityką firmy.

---

Krok 3: Zarządzanie wyposażeniem i terminami wymian

To etap, w którym outsourcing pokazuje swoją prawdziwą wartość.
Nie chodzi już tylko o kartoteki, ale o realne zarządzanie procesem BHP.

Zespół Aris co miesiąc przygotowuje raport z informacją, którym pracownikom przysługuje wymiana odzieży.
Klient potwierdza, które pozycje mają zostać zrealizowane, a my zajmujemy się całą resztą — od przygotowania odzieży po wydanie i potwierdzenie odbioru, a także utrzymanie zapasów artykułów BHP na naszym magazynie dla klienta.

W zależności od potrzeb i lokalizacji, stosujemy różne modele wydawania:

• paczki indywidualne,
• wydanie odzieży przez naszego magazyniera,
• dostawy bezpośrednie,
• Wydanie przez szafki skrytkowe
• Wydanie przez automaty paczkowe

Każde wydanie jest potwierdzane dokumentem WS podpisanym przez pracownika — po jego zatwierdzeniu system automatycznie aktualizuje daty wydania i kolejnej wymiany.

---

Krok 4: Raporty i rozliczenia miesięczne

Klient otrzymuje cykliczne raporty, których częstotliwość ustalamy indywidualnie np. co miesiąc.
W raporcie znajdują się:

• nazwiska pracowników,
• wydane artykuły,
• ilości, daty i ceny,
• łączny koszt w danym okresie.

Faktury również dopasowujemy do potrzeb — może to być jedna zbiorcza miesięczna lub rozbita na działy, MPK czy lokalizacje.

Dzięki temu klient dokładnie wie, ile i komu wydano, bez konieczności samodzielnego prowadzenia ewidencji czy analizowania arkuszy Excel.

---

Krok 5: Ciągła opieka i aktualizacja danych

Po wdrożeniu współpraca się nie kończy — wręcz przeciwnie.
Każdy klient ma swojego dedykowanego opiekuna, który czuwa nad poprawnością danych i płynnością procesu.

Kartoteki aktualizują się automatycznie po każdym wydaniu, ale w przypadku zmian kadrowych (nowe zatrudnienia, odejścia, zmiany stanowisk, modyfikacje norm) — to my wprowadzamy korekty na podstawie informacji od klienta.

Dzięki temu dane są zawsze aktualne, a proces zarządzania wyposażeniem działa bez przestojów i błędów.

---

Co zyskuje firma, która oddaje kartoteki BHP w outsourcing?

• Oszczędność czasu – nie trzeba pilnować terminów wymian, rozliczeń, raportów.
• Pełna kontrola – wszystkie dane w jednym miejscu, bez chaosu.
• Oszczędność pieniędzy – często outsourcing kosztuje mniej niż etat osoby zajmującej się kartotekami.
• Porządek i przejrzystość – raporty pokazują dokładnie, kto co dostał i kiedy.
• Spokój i bezpieczeństwo – wszystko zgodne z przepisami i terminowo realizowane.

---

Przykład z praktyki

Jedna z firm produkcyjnych, ok. 180 pracowników, przed rozpoczęciem współpracy z PPUiH Aris zatrudniała osobę na pełen etat do prowadzenia kartotek i organizowania wydawania odzieży.
Po przejściu na outsourcing — cały proces przejęliśmy my.
Efekt? Firma obniżyła koszty o ponad 70%, a kierownicy działów zyskali czas, który wcześniej poświęcali na formalności.

---

Nie tylko ewidencja, ale kompleksowa obsługa

Outsourcing kartotek BHP to nie tylko wprowadzenie danych do systemu.
W PPUiH Aris możemy przejąć cały proces: od utrzymywania zapasów i magazynowania, przez kompletowanie i wydawanie pracownikom, aż po raportowanie i rozliczenia.

Dzięki temu firma nie musi martwić się o żaden element logistyki artykułów BHP — wszystko jest pod kontrolą, realizowane na czas i zgodnie z ustalonymi normami.

---

Współpraca w praktyce

Dla wielu naszych klientów outsourcing kartotek BHP okazał się nie tylko sposobem na porządek, ale też realnym odciążeniem w codziennej pracy.
Zamiast zajmować się dokumentacją, mogą skupić się na tym, co najważniejsze — bezpieczeństwie i efektywności swoich zespołów.

---

Zobacz, jak outsourcing kartotek BHP może wyglądać w Twojej firmie.
Skontaktuj się z nami — zrobimy to krok po kroku, tak jak robimy to dla dziesiątek firm w całej Polsce.