Zarządzanie kartotekami BHP, które naprawdę się opłaca – jak outsourcing pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze

W wielu firmach kwestie BHP pochłaniają więcej czasu, niż mogłoby się wydawać. Prowadzenie kartotek pracowników, zamawianie odzieży, kontrolowanie terminów wymian czy przygotowywanie wydań to procesy, które pozornie wydają się proste. W praktyce – potrafią generować ogromne koszty i pochłaniać dziesiątki godzin miesięcznie.

Dlatego coraz więcej firm decyduje się na rozwiązanie, które łączy bezpieczeństwo, porządek i oszczędność: outsourcing kartotek i asortymentu BHP.

---

1. Czas – ukryty koszt w zarządzaniu BHP

W klasycznym modelu pracownik działu BHP lub magazynu musi:

• prowadzić i aktualizować kartoteki w Excelu,
• zamawiać brakujące środki ochrony,
• przyjmować dostawy,
• kompletować wyposażenie dla pracowników,
• pilnować terminów wymian i prowadzić rozliczenia.

Brzmi znajomo?
W praktyce to kilkadziesiąt godzin miesięcznie – często czas, który mógłby być wykorzystany na nadzór nad bezpieczeństwem pracy, a nie na logistykę i papierologię.

Warto pamiętać, że czas to realny koszt – zarówno finansowy, jak i organizacyjny.

---

2. Ukryte koszty wewnętrznej obsługi BHP

Firmy często nie zdają sobie sprawy, jak wiele kosztuje utrzymanie „wewnętrznego systemu” obsługi BHP.
Oto kilka typowych elementów, które generują wydatki:

• etat lub część etatu osoby odpowiedzialnej za ewidencję,
• czas magazyniera przeznaczony na kompletowanie i wydania,
• powierzchnia magazynowa zajęta przez odzież i środki ochrony,
• kapitał zamrożony w zapasach,
• ryzyko błędów i braków, które generują dodatkowe zamówienia i straty.

Dla firmy zatrudniającej 100–200 pracowników to często równowartość jednego pełnego etatu miesięcznie – a przecież to czas i pieniądze, które można odzyskać.

---

3. Jak działa outsourcing kartotek BHP w praktyce?

Outsourcing to nie tylko „pomoc” w prowadzeniu kartotek – to kompleksowe przejęcie całego procesu.
W modelu oferowanym przez PPUIH Aris, klient nie musi już:

• prowadzić kartotek pracowników – robi to system Aris,
• zamawiać artykułów BHP – zapasy są utrzymywane w magazynie Aris,
• martwić się terminami wymian – przypomnienia i wydania odbywają się automatycznie,
• przechowywać odzieży – magazyn jest po stronie Aris,
• kompletować wyposażenia – przygotowywane są gotowe paczki dla każdego pracownika,
• rozliczać się z wieloma dostawcami – otrzymuje jedną fakturę miesięczną.

To model, który całkowicie zdejmie z firmy ciężar logistyczny i administracyjny, a jednocześnie zwiększy kontrolę nad procesem.

---

4. Elastyczne formy wydawania – nowoczesność w praktyce

PPUIH Aris oferuje kilka modeli dystrybucji wyposażenia BHP, dostosowanych do specyfiki klienta:

• wydanie przez magazyniera u klienta,
• paczki indywidualne przygotowane i opisane dla każdego pracownika,
• szafki skrytkowe – idealne przy rotacji lub zmianowej pracy,
• automaty paczkowe zlokalizowane u klienta – szybki i bezkontaktowy odbiór.

To rozwiązania, które łączą automatyzację, wygodę i pełną kontrolę. Każde wydanie jest rejestrowane w systemie, więc raporty i historia wydań są zawsze dostępne.

---

5. Porządek w dokumentacji = spokój przy kontrolach

Dzięki cyfrowemu prowadzeniu kartotek i centralnemu systemowi zarządzania, wszystkie dane są uporządkowane i dostępne „na kliknięcie”.
To oznacza:

• brak ryzyka zagubienia dokumentacji,
• aktualne dane dla każdej osoby,
• pełną przejrzystość w rozliczeniach.

Porządek w BHP to nie tylko kwestia bezpieczeństwa, ale też sprawnego zarządzania firmą.

---

6. Outsourcing, który się zwraca

Dzięki kompleksowej obsłudze BHP firmy zyskują:

• nawet 50 godzin pracy miesięcznie mniej,
• brak potrzeby utrzymywania magazynu i zapasów,
• mniejsze zaangażowanie działów BHP, HR i zakupów,
• kontrolę nad kosztami – wszystko w jednej fakturze,
• lepszą organizację i spokój podczas kontroli.

To nie tylko wygoda, ale realna oszczędność – zarówno finansowa, jak i operacyjna.

---

7. Dlaczego PPUIH Aris?

Od ponad 30 lat PPUIH Aris wspiera firmy w zakresie bezpieczeństwa pracy i profesjonalnego zaopatrzenia BHP.
Dzięki doświadczeniu, nowoczesnym rozwiązaniom i elastycznemu podejściu oferujemy pełne zarządzanie kartotekami i wyposażeniem BHP – tak, by nasi klienci mogli skupić się na swojej działalności, a nie na administracji.

Zaufaj specjalistom, którzy zajmą się wszystkim od A do Z.
Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak outsourcing BHP może przynieść Twojej firmie realne oszczędności