Papierowe, w Excelu, własne oprogramowanie czy outsourcing? Porównanie sposobów prowadzenia kartotek BHP

Każda firma, w której pracownicy korzystają z odzieży roboczej czy środków ochrony indywidualnej, musi prowadzić kartoteki BHP.
To obowiązek, który może być prosty — lub bardzo czasochłonny, w zależności od sposobu jego realizacji.

Na rynku funkcjonują dziś cztery główne modele zarządzania kartotekami:
📄 papierowe,
📊 w Excelu,
💻 z pomocą własnego oprogramowania,
🧩 oraz w formie outsourcingu.

Każdy z nich ma swoje mocne i słabe strony. Sprawdźmy, jak wyglądają w praktyce.

---

1. Papierowe kartoteki BHP – klasyka, która nie nadąża za rzeczywistością

To wciąż często spotykany sposób – szczególnie w mniejszych firmach.
Kartoteki pracowników prowadzone są w teczkach lub segregatorach, a każda zmiana wymaga ręcznego wpisu i podpisu pracownika.

Na pierwszy rzut oka to rozwiązanie proste i tanie, ale w praktyce:

• generuje ogrom papierów,
• utrudnia szybki dostęp do informacji,
• naraża firmę na błędy i chaos przy kontrolach PIP,
• nie daje możliwości automatycznego monitorowania terminów wymian.

Papier działa, dopóki nie pojawi się kilkudziesięciu pracowników. Potem system przestaje być wydolny.

---

2. Excel – krok naprzód, ale tylko częściowy

Excel to najczęstszy „pierwszy krok” po odejściu od papieru.
Umożliwia prowadzenie kartotek w bardziej uporządkowany sposób – w tabelach, z datami, numerami i historią wydań.

Jednak szybko okazuje się, że:

• każdą informację trzeba wpisać ręcznie,
• łatwo o pomyłki w formułach i datach,
• brakuje automatycznych przypomnień o wymianach,
• trzeba osobno zamawiać artykuły BHP i pilnować stanów magazynowych,
• nie ma jednego raportu, który pokazuje całość.

Excel sprawdza się przy kilku, może kilkudziesięciu pracownikach — ale przy 100–200 osobach staje się nie do utrzymania.

---

3. Własne oprogramowanie – nowoczesność z obowiązkami

Niektóre firmy inwestują we własne systemy informatyczne do prowadzenia kartotek.
Pozwala to na automatyzację części procesów: ewidencję, raporty, alerty o terminach wymian czy przypomnienia o brakach.

To niewątpliwie krok w stronę profesjonalizacji, ale też spore zobowiązanie:

• koszt wdrożenia i licencji,
• konieczność szkolenia użytkowników,
• potrzeba bieżącej aktualizacji i wsparcia IT,
• dalej trzeba samodzielnie zamawiać, magazynować i wydawać odzież.

To dobre rozwiązanie dla dużych firm, ale wciąż wymaga czasu i ludzi po stronie klienta.

---

4. Outsourcing kartotek BHP – pełna obsługa i spokój

To najnowocześniejsze rozwiązanie, które łączy zalety systemów informatycznych z wygodą pełnej obsługi.
W modelu outsourcingowym, takim jak oferowany przez PPUIH Aris, firma nie tylko prowadzi kartoteki pracowników, ale też:

• utrzymuje stany magazynowe środków BHP,
• zamawia i dostarcza artykuły na czas,
• wydaje odzież w uzgodniony sposób (paczki, szafki, automat BHP),
• aktualizuje dane w systemie i raportuje wydania.

Klient otrzymuje na koniec miesiąca jedną fakturę oraz pełny raport.
Nie potrzebuje magazynu, zapasów, arkuszy ani dodatkowych pracowników do obsługi procesu.

To rozwiązanie, które pozwala oszczędzić czas, pieniądze i przestrzeń, jednocześnie zachowując pełną kontrolę.

---

Porównanie sposobów prowadzenia kartotek BHP

Kategoria	Papierowe	Excel	Własne oprogramowanie	Outsourcing (PPUIH Aris)
Łatwość prowadzenia	❌ ręczne wpisywanie, trudno edytować, łatwo o błędy	⚠️ ręczne wpisy, ale większa elastyczność i możliwość korekty	✅ łatwa obsługa, częściowa automatyzacja	✅ firma prowadzi kartoteki za Ciebie
Aktualność danych i błędy	❌ trudno utrzymać aktualność, brak spójności danych	⚠️ nadal możliwe błędy, ale łatwiejsze poprawki	✅ dane aktualizowane automatycznie	✅ dane aktualizowane na bieżąco przez firmę
Kontrola terminów wymian	❌ brak przypomnień, wszystko ręcznie	⚠️ wymaga formuł i pilnowania dat	✅ automatyczne przypomnienia	✅ regularne raporty i kontrola terminów
Zamawianie towaru	❌ ręczne zamówienia, ryzyko braków	⚠️ nadal ręczne, ale łatwiej śledzić ilości	⚠️ wymaga integracji lub działań zakupów	✅ firma utrzymuje zapas i uzupełnia stany automatycznie
Utrzymanie magazynu / zapasów	❌ potrzebny magazyn i zapasy	❌ potrzebny magazyn i zapasy	⚠️ potrzebny magazyn, łatwiej kontrolować zapotrzebowanie	✅ firma utrzymuje własny magazyn z artykułami klienta
Wydawanie i rozliczanie odzieży	❌ wszystko ręcznie, podpisy, papier	⚠️ dane w Excelu, ale wydawanie ręczne	⚠️ klient sam wydaje odzież	✅ firma może wydawać odzież za klienta (różne opcje: paczki, szafki, automat BHP)
Koszty utrzymania	⚠️ brak opłat, ale duży nakład pracy	⚠️ czas, błędy i praca ludzi	⚠️ licencje, aktualizacje, szkolenia	✅ stała opłata, brak dodatkowych kosztów
Raportowanie i kontrola	❌ trudne do zebrania, brak przejrzystości	⚠️ wymaga ręcznych filtrów i zestawień	✅ raporty generowane automatycznie	✅ gotowe raporty i pełna przejrzystość
Skalowalność i wygoda	❌ chaos przy większej liczbie osób	⚠️ ograniczona wydajność	✅ dobre przy dużych firmach	✅ dopasowuje się do każdej skali
Bezpieczeństwo danych	❌ ryzyko zagubienia dokumentów	⚠️ ryzyko utraty plików lub błędnych wersji	✅ kopie zapasowe i systemy IT	✅ zabezpieczenia RODO, backup i archiwizacja online

---

---

Podsumowanie: nowoczesne firmy stawiają na outsourcing

Papier i Excel to rozwiązania, które już nie nadążają za potrzebami współczesnych organizacji.
Własne oprogramowanie to krok w dobrą stronę, ale wciąż wymaga dużego zaangażowania po stronie firmy.

Outsourcing kartotek BHP, taki jak w PPUIH Aris, pozwala:

• odciążyć dział BHP, HR i magazyn,
• zredukować koszty utrzymania zapasów,
• zapewnić pełną zgodność z przepisami,
• mieć wszystko uporządkowane i dostępne online.

To kompleksowe rozwiązanie, które daje porządek, bezpieczeństwo i — co najważniejsze — spokój.

Skontaktuj się z zespołem PPUIH Aris i poznaj usługę, która pozwala mieć pełną kontrolę nad odzieżą i wyposażeniem pracowników — bez wysiłku i bez papierologii.