Serwisowanie odzieży roboczej | Artykuły BHP

Twoje kompleksowe centrum BHP – Serwis odzieży roboczej, artykuł BHP, automaty vendingowe BHP, odzież robocza, obuwie robocze, kartoteki BHP.

Kompletny proces obsługi ŚOI:
Kartoteki BHP 

Kompletny proces obsługi ŚOI: jak nowoczesne firmy łączą ewidencję, logistykę i wydawanie w jeden spójny system

Eryk Waksmundzki

Jeśli w Twojej firmie ewidencja ŚOI prowadzona jest w Excelu, a kompletowanie i wydawanie artykułów BHP realizowane jest nieregularnie i bez spójnych zasad, prędzej czy później pojawia się chaos. Przeterminowane ŚOI, brak historii wydań, problemy przy audytach, braki magazynowe i konflikty między działami… To nie są pojedyncze przypadki — to efekt braku jednolitego procesu.

Dlatego nowoczesne firmy odchodzą od ręcznych kartotek i samodzielnego zarządzania ŚOI, wybierając kompletny model obsługi, w którym:

✔ ewidencja
✔ terminy
✔ logistyka
✔ magazyn
✔ przygotowanie zestawów
✔ wydawanie pracownikom

działają jako jeden zintegrowany proces, prowadzony przez specjalistów.

W tym artykule pokażę, jak wygląda taki proces w praktyce i dlaczego eliminuje 90% problemów, które pojawiają się przy tradycyjnych kartotekach.

Dlaczego tradycyjna obsługa ŚOI nie działa?

W większości firm proces podzielony jest na trzy odrębne światy:

  • HR lub BHP prowadzi kartoteki, często w Excelu,
  • magazyn wydaje ŚOI „na telefon” lub na kartkach,
  • kierownicy próbują pilnować terminów i potrzeb pracowników.

Brakuje spójności.
Brakuje aktualnych danych.
Brakuje odpowiedzialnej osoby za cały proces od początku do końca.

Efekty są zawsze takie same:

❌ przeterminowane ŚOI
❌ dublowanie wydań
❌ brak historii i ciągłości ewidencji
❌ niekontrolowane stany magazynowe ŚOI
❌ brak raportów
❌ brak wiedzy, kto co powinien dostać i kiedy

Nic dziwnego, że w takiej sytuacji firma „gasi pożary”, zamiast pracować w uporządkowany sposób.

Jak wygląda kompletny proces obsługi ŚOI?

To model, który eliminuje chaos i przywraca pełną kontrolę nad całym procesem ŚOI — od kompletowania zestawów, przez wydania, po zarządzanie magazynem.

To proces, który łączy technologię i zewnętrzną obsługę.
Nie jest to zwykłe „wydawanie ŚOI” — to pełne przejęcie odpowiedzialności za kartoteki i cały przepływ artykułów BHP.

Poniżej przedstawiam uproszczoną wersję — tak wygląda to w praktyce.

1. Cyfrowe kartoteki — fundament całego procesu

Pierwszy krok to przeniesienie kartotek do profesjonalnego systemu, w którym:

  • każdy pracownik ma swoją historię wydań,
  • normy i uprawnienia są przypisane automatycznie,
  • terminy wymian są pilnowane systemowo,
  • dokumenty generują się same,
  • wszystkie dane są widoczne od ręki.

Koniec z ręcznym sprawdzaniem, domysłami i przeszukiwaniem segregatorów – wszystkie dane są teraz dostępne w jednym, uporządkowanym systemie

2. Kontrola terminów i automatyczne przypomnienia

To moment, w którym firma naprawdę odzyskuje kontrolę.

System:

  • pilnuje terminów wymian,
  • planuje kolejne wydania,
  • wysyła listy potrzeb,
  • blokuje wydania ponad normę.

Przeterminowane ŚOI?
W tym modelu po prostu się nie zdarzają.

3. Wydawanie ŚOI pracownikom – bez opóźnień i pomyłek

Wydania realizowane są według jednolitych, jasno określonych procedur, dzięki czemu proces jest przewidywalny i wolny od pomyłek.

W praktyce wygląda to tak:

  • system automatycznie generuje raport nadchodzących wydań ŚOI
  • klient potwierdza raport (np. akceptacja listy potrzeb)
  • przygotowujemy kompletny zestaw dla każdego pracownika
  • pracownik odbiera ŚOI i potwierdza odbiór
  • wydanie automatycznie zapisuje się w systemie i trafia do kartoteki pracownika

Wydania ŚOI mogą być realizowane na różne sposoby w zależności od specyfiki zakładu i przyjętej organizacji pracy:

✔ bezpośrednie przekazanie pracownikowi przez klienta
✔ szafki skrytkowe
✔ automat paczkowy
✔ podmagazyn prowadzony przez nasz zespół na terenie klienta
✔ inne formy dostosowane do specyfiki zakładu

Każdy z tych sposobów działa w oparciu o ten sam, uporządkowany proces i pełną dokumentację w systemie.

4. Kompleksowa kompletacja, magazynowanie i logistyka zestawów ŚOI

W modelu outsourcingu ŚOI firma nie zajmuje się już ani kompletowaniem odzieży, ani magazynem, ani planowaniem dostaw. Cały proces jest przejęty przez specjalistów i działa według jasnych procedur.

Tak to funkcjonuje w praktyce:

  • gdy zbliża się termin wymiany ŚOI, system automatycznie generuje zapotrzebowanie
  • nasi specjaliści kompletują pełny zestaw dopasowany do pracownika (rozmiary, normy, specyfika stanowiska)
  • przygotowane pakiety są pakowane, oznaczane i opisywane: imię, dział, stanowisko, data wydania
  • wszystkie ŚOI — od odzieży po dodatki — są magazynowane po naszej stronie, więc klient nie potrzebuje własnych zapasów ani przestrzeni magazynowej
  • zestawy są dostarczane do firmy
  • wydanie pracownikom przebiega zgodnie z ustaloną procedurą

Dzięki temu firma nie musi:

  • utrzymywać stanów magazynowych,
  • kontrolować braków,
  • organizować logistyki,
  • pilnować rozmiarów,
  • kompletować zestawów przy każdej zmianie czy terminie wymiany.

Cały proces — od zapotrzebowania, przez magazyn, aż po dostarczenie ŚOI — jest w pełni przejęty i realizowany za firmę.

5. Raporty i analiza kosztów

Przejrzyste raporty w systemie pokazują m.in.:

  • pełną historię wydań dla całej firmy i każdego pracownika
  • aktualne koszty oraz zestawienia według działów lub stanowisk
  • prognozę wydatków na kolejne miesiące
  • plan nadchodzących wydań i wymian ŚOI
  • szczegółowe dane dotyczące poszczególnych pracowników (co, kiedy i w jakiej ilości pobrali)

Dzięki tym informacjom firma zyskuje realną kontrolę nad ŚOI i może podejmować decyzje oparte na danych.
To fundament optymalizacji kosztów — i jedno z największych źródeł oszczędności w całym procesie.

Co daje firmie kompletny proces obsługi ŚOI?

Konkretne efekty, nie ogólniki:

✅ Pełna kontrola nad ŚOI
Wiesz dokładnie, kiedy pracownik ma otrzymać wyposażenie, kiedy odebrał i jaki jest jego aktualny status.

✅ Harmonogram wydań pod stałym nadzorem
Nie przegapisz żadnego terminu — wszystko jest pilnowane przez system i dedykowany zespół.

✅ Pełna, przejrzysta historia wydań
Każdy pracownik → pełna ścieżka wydań → od ręki dostępna podczas audytów i kontroli.

✅ Brak potrzeby prowadzenia własnego magazynu ŚOI
Logistyka, magazyn, kompletowanie zestawów i dostępność rozmiarów — wszystko po stronie operatora.

✅ Przewidywalne i stabilne koszty ŚOI
Raporty, analizy i prognozy jasno pokazują wydatki — bez nadwyżek i bez „rozjazdu” budżetów.

✅ Pełna zgodność z przepisami BHP
Dokumentacja, terminy i procesy zawsze aktualne — zero ryzyka przy kontrolach PIP i audytach.

✅ Jeden opiekun dla całej firmy
Masz jedną osobę, do której zgłaszasz wszystko — szybciej, prościej, bez przerzucania odpowiedzialności.

Jeśli zależy Ci na tym, aby:

✔ uporządkować obsługę i dokumentację ŚOI,
✔ przenieść kartoteki do profesjonalnego systemu,
✔ odciążyć HR, BHP i magazyn,
✔ mieć pełną kontrolę nad terminami i kosztami,
✔ wyeliminować chaos, błędy i ręczne wpisy

Przejdź na naszą stronę ofertową i wypełnij krótki formularz znajdujący się na dole.

👉 Kliknij Tutaj aby przejść na stronę
Na jego podstawie przygotujemy dopasowaną ofertę adekwatną do wielkości Twojej firmy i charakteru procesów.